Imaginez, vous arrivez au bureau le matin et vous vous installez à n’importe quel poste, dans une salle différente d’hier, sans savoir qui sera votre collègue du jour.
Bienvenue dans le flex-office !
Né dans les années 90, le flex office est un mode d’organisation de travail qui permet aux collaborateurs de CHOISIR leur poste de travail, selon leurs besoins. L’aménagement d’espace prend en compte le type d’activité (réunion, concentration, détente, création,…) mais aussi les besoins de chacun, pour proposer la solution ou le lieu le plus adapté ! L‘objectif est de rationaliser les m² par rapport au télétravail. Fini les postes fixes, la flexibilité est poussée au maximum !
Où en sommes-nous ?
D’après un sondage réalisé par Deskeo en mars 2021, 16% des entreprises françaises pratiquent le flex office et 55% y songeaient. Un an plus tard, en mars 2022, 84% des pratiquants en sont satisfaits !
Chez Adidas France, des lieux de coworking, des salles de déjeuner créatifs mais aussi une salle de sport et un espace zen ont été mis en place. Le siège social de Pernod Ricard nommé “The Island” compte 18 000m² d’espaces en flex-office à Paris !
Ce mode de travail propose de nombreux avantages tant pour les travailleurs (expérience collaborateur, espaces plus attractifs, innovation) que pour les employeurs (mutualisation des espaces, optimisation des coûts). Mais il présente également des défis à relever au niveau de l’aménagement des espaces, des moyens à investir, une adaptation au changement, la digitalisation (réservation de salles, visio, écrans interactifs…).
Comment le flex-office a-t-il bouleversé l’aménagement des espaces de travail ?
La cafétéria Alice’s Garden
Des espaces de travail plus polyvalents
Les espaces de travail doivent être conçus pour répondre aux besoins des collaborateurs : des zones de collaboration, des espaces de détente, des zones d’échanges (formels, informels) et des postes de travail individuels…
Contrairement au bureau traditionnel où 1 espace = 1 fonction, les frontières sont plus floues. Les espaces deviennent hybrides. Le challenge pour les employeurs/concepteurs est de réussir à créer des espaces adaptés aux besoins des utilisateurs. Ils doivent être en mesure de trouver facilement un espace approprié en fonction de leur tâche du moment (concentration, créativité, réunion formelle…). Dans ce contexte, si les postes de travail sont plus réduits, en revanche les espaces collaboratifs sont bien plus importants que dans les bureaux traditionnels.
La nécessité de digitaliser
Le flex office exige une technologie irréprochable, une gestion efficace de l’espace pour permettre aux salariés de travailler partout. Chacun doit pouvoir accéder aux réseaux informatiques, aux systèmes de communication et aux outils technologiques de façon fluide (y compris depuis leur domicile ou en dehors du bureau). Pour ce faire, des moyens informatiques sont à mettre en place : visioconférence, mur interactif tactile, wifi, haut débit, dispositif de réservation de salles…. Les dirigeants sont amenés à investir dans des solutions technologiques fiables pour favoriser la flexibilité et booster la productivité.
Des espaces de travail plus conviviaux
C’est le cœur même du flex office. Les espaces de travail sont destinés à améliorer l’expérience utilisateur et à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Offrir des espaces de vie confortables et accueillants pour travailler plus efficacement. Chaque collaborateur ne vivra pas le changement de la même manière. Il est alors vital de transformer l’entreprise en lieu de vie convivial. Comme à la maison, mais en MIEUX ! Les dirigeants doivent également tenir compte des préférences individuelles en matière d’éclairage, de température et d’acoustique.
Des créations “made in Inspiréa” :
Afibel, Akawam, Alice’s Garden ou encore Bouygues Immo nous ont fait confiance pour penser, co-créer et incarner leurs espaces de travail ! Voici quelques réalisations en images :
Mais attention, le flex office n’est pas fait pour tout le monde ! Il existe des fonctions qui ne sont pas compatibles avec ce modèle, de même que certaines cultures d’entreprise.
Chaque entreprise est unique, l’aménagement de bureaux doit l’être aussi. À vous de trouver la vôtre ! Nous pouvons vous accompagner pour cela 😉
Chez Inspiréa, nos propositions d’aménagement sont conçues à partir de votre culture d’entreprise, de vos usages, en commençant par l’expression des besoins de vos équipes. Ce sujet vous intéresse ? Parlons-en ensemble !